Dobre pomysły, przełomowe idee, udane strategie biznesowe rzadko powstają w głowie jednego człowieka. Tworzymy je wspólnie – wymieniamy informacje, inspiracje i emocje. Nie ma znaczenia, czy zarządzamy małą firmą czy korporacją. Prawdziwe wartości rodzą się ze współpracy, z kreatywności zespołu, uzupełnionej chwilami indywidualnego skupienia.Liczy się więc atmosfera. A atmosfera zależy od podejścia do organizacji miejsca pracy.
Co ciekawe – współczesne propozycje projektantów nie opierają się wyłącznie na trudno uchwytnych ideach socjologicznych i psychologicznych. Designerzy udowadniają, że postępowanie w myśl nowej filozofii organizacji przestrzeni biurowej to po prostu dobry biznes. Zaplanowana inwestycja opisana konkretnymi liczbami.
 

STRZELANIE W CIEMNO, CZYLI KOSZMAR PLANOWANIA

Urządzenie przestrzeni biurowej nie jest wcale łatwe. Przede wszystkim z racji nieprzewidywalności przyszłych potrzeb. Oszacowanie powierzchni i wyszczególnienie funkcji biura to początek. Problem pojawia się przy projektowaniu przestrzeni i kompletowaniu mebli. Nie jesteśmy w stanie ocenić, jak liczna będzie grupa pracowników i jakie będą jej potrzeby.
Optymalne zaprojektowanie biura na tym etapie jest po prostu niemożliwe. Można jedynie dążyć do zmniejszenia skali błędu, a i tak może się okazać, że na przykład tzw. obłożenie biurek jest bardzo niskie. Skorygowanie organizacji miejsca pracy w precyzyjnie i mało elastycznie zaprojektowanej przestrzeni biurowej jest mało skuteczne. Za to koszty wynikające z małej efektywności pracy – wysokie i jak najbardziej wymierne. Zmiana filozofii jest więc konieczna. Zmienia się nasz tryb życia i nasza mentalność. Twórczego specjalisty ze współczesnej firmy, z jego przyzwyczajeniami i potrzebami, nie da się porównać z tzw. pracownikiem umysłowym z lat 80. ubiegłego wieku. Jednym z najważniejszych światowych ideologów nowego nurtu organizacji przestrzeni biurowej jest Holender Eric Veldhoen – założyciel firmy Veldhoen + Company, lidera metodologii Activity Based Working. Konsultanci holenderskiej spółki pracują dla znaczących klientów korporacyjnych,jak choćby: IKEA, Heineken, australijski ASB Bank, Volvo czy Tetra Pak. Nie dają oni gotowych recept i projektów. Zapraszają w analityczną podróż, która ma doprowadzić do optymalnego w danym przypadku rozwiązania.

ZACZNIJ OD ODPOWIEDZI NA KILKA PYTAŃ

Projektowanie przestrzeni biurowej warto zacząć od przemyślenia, jaki typ pracy dominuje w firmie. Czy przeważają indywidualne stanowiska pracy, czy potrzebujemy wspólnej przestrzeni, umożliwiającej pracownikom swobodny kontakt? Skrajne przykłady to kancelaria adwokacka, w której każdy z prawników wykonuje indywidualną pracę, i agencja reklamowa, gdzie istotę działania stanowi niekończąca się burza mózgów. Na pierwszy rzut oka pogodzenie obu sposobów pracy wydaje się niemożliwe. Nawet najlepszy manager nie jest w stanie zapewnić swoim podwładnym optymalnych warunków, skoro w jednym momencie wskazany jest intensywny kontakt między współpracownikami, a za chwilę – maksymalne skupienie uwagi. A jednak może się to udać. I wcale nie chodzi o modną swego czasu ideę gorących biurek (hot desking). Projektanci stosujący metodologię Activity Based Working wychodzą z założenia, że to pracownicy najlepiej wiedzą, czego w danym momencie im potrzeba. Należy więc,przyjmując ogólne założenia zgodne ze specyfiką działania organizacji, zapewnić im przestrzeń dającą pełną swobodę aranżacji własnego miejsca.

ZMIENIA SIĘ CZŁOWIEK ZMIENIA SIĘ MIEJSCE

Dzięki rozwojowi technologii zmienił się nasz sposób pracy w biurze. Często wszystko,czego potrzebujemy, to laptop lub telefon. Wielu z nas w ciągu dnia zmienia miejsce i styl pracy. Kiedy organizujemy zebrania dla większego zespołu, szukamy sali konferencyjnej,ale wymianie informacji mogą służyć również mniej formalne miejsca. Zmiany zwyczajów i sposobu pracy mają charakter pokoleniowy. Millenialsi są przyzwyczajeni do pracy we wspólnych biurach. To ich dotyczy rosnący w siłę trend BYOD (Bring YourOwn Device), czyli korzystania z prywatnych urządzeń mobilnych w miejscu pracy. Ich biuro to po prostu telefon, będący jednocześnie notatnikiem i pozwalający na stały kontakt ze społecznościami, do których należą. Przychodzi jednak i taki moment, kiedy potrzebne są spokój, wyciszenie i koncentracja.Dlatego biuro musi być elastyczne, pozwalać na zmianę i wybór miejsca do pracy. Takie są współczesne systemy aranżacji wnętrz biurowych – dają możliwość wydzielenia przestrzeni do cichej pracy albo kameralnych rozmów w obszernym openspace. Nowoczesne,multifunkcjonalne biurka pozwalają w kilka sekund zmienić stanowisko pracy ze stołu konferencyjnego w indywidualny boks, odseparowany od otoczenia ekranami akustycznymi. A to wszystko w tym samym miejscu, z którym pracownik się identyfikuje i w którym czuje się dobrze. Są jednak firmy, które pozostaną przy miejscach przypisanych pracownikowi. Księgowa czy prawnik muszą mieć dostęp do dużej liczby dokumentów, często także muszą je przechowywać i chronić dostęp do nich. Są osoby, na które mobilność działa bardzo stresująco. Badania dowodzą, że introwertycy lubią mieć swoją przestrzeń, w której nikt nie dokonuje zmian i nie zakłóca ich pracy. Zatem osobowość, wiek, rodzaj wykonywanych zadań mają związek z tym, jakiego miejsca potrzebujemy. Znowu więc najważniejsza będzie możliwość wyboru i danie pracownikom poczucia wpływu na swoje miejsce pracy.Projektowane dziś biura są połączeniem różnych rodzajów przestrzeni – do pracy razem i osobno, do spotkań i odpoczynku. Elastyczne biuro daje ludziom możliwość wyboru rodzaju miejsca pracy zależnie od potrzeb.

INWESTYCJA W ZDROWIE I SAMOPOCZUCIE PRACOWNIKÓW DAJE DOSKONAŁE REZULTATY

Biuro powinno być miejscem, w którym pracuje się wygodnie i efektywnie. Ma za zadanie ułatwiać kontakt i pomagać w tworzeniu pozytywnej atmosfery. Doskonałym przykładem praktycznej realizacji nowoczesnych trendów jest system Balma PLUS, efekt współpracy specjalistów z dziedziny zarządzania organizacją, designerów i projektantów mebli biurowych. Stanowi on odpowiedź na potrzeby współczesnych pracowników, a co za tym idzie – na potrzeby współczesnych firm. Jest narzędziem, które ma zapewnić użytkownikom dobre samopoczucie, a inwestorom – zyski. Przykłady? Istotnym elementem systemu Balma PLUS są biurka regulowane elektrycznie. Można nimi sterować wprost z komputera, za pomocą aplikacji. Na przykład podnieść blat, by pozwalał na pracę w pozycji stojącej, zbawiennie wpływającej na kręgosłup i mięśnie. Dobra kondycja użytkownika to również jego efektywność… Co więcej – zestawione biurka systemu tworzą przestrzeń wspólną, dającą się jednakże błyskawicznie podzielić na odseparowane od siebie akustycznie stanowiska pracy. System Balma PLUS pozwala na aranżowanie alternatywnych miejsc spotkań: na sofach i pufach, ale i w charakterystycznych boksach chroniących przed hałasem. Główne elementy systemu Balma PLUS to ruchome blendy akustyczne, mobilne akustyczne parawany oraz system akcesoriów magnetycznych. Dzięki nim miejsce pracy można dowolnie dostosować do potrzeb oraz zmieniać wielokrotnie w ciągu dnia. Czyż nie są to wymarzone warunki dla współczesnych pracowników?

TO NIE MEBLE, TO NARZĘDZIE PRACY

Projektanci systemu Balma Plus wielokrotnie powołują się na idee Design Thinking i Activity Based Working – definiowanie realnych potrzeb użytkowników. Podkreślają,że korzystanie z dorobku badaczy kultury pracy nie jest fanaberią. Mówią, że przedmiotem prac w przypadku tego systemu nie było projektowanie mebli, tylko projektowanie narzędzi i klimatu codziennej pracy. Narzędzi, które pozwalają użytkownikowi otwierać się i zamykać na bodźce. Nie bez powodu Balma tak zdecydowanie zaangażowała się w projekt, którego rynkowym efektem jest system Balma Plus. Stanowi on bowiem urzeczywistnienie filozofii Think Pro w trzech wymiarach – klienta, biznesu i produktu. Oznacza najwyższą jakość materiałów, przemyślany design i możliwość dostosowania brył do różnych stylów pracy. Dla patrzącego w przyszłość managera inwestycja w elastyczną przestrzeń biurową to po prostu postępowanie zgodne z biznesową logiką.