1. Leitinformationen
Unter Berücksichtigung des Rechts auf Schutz der Privatsphäre von Personen, die der Fabryka Mebli BALMA SA (im Folgenden "BALMA") ihre Personaldaten anvertraut haben, darunter Personen, die unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, unsere Vertragspartner und deren Mitarbeiter sowie Abonnenten des Balma-Newsletters, möchten wir erklären, dass wir die erworbenen Daten in Übereinstimmung mit den nationalen und europäischen Rechtsvorschriften und unter Bedingungen verarbeiten, die deren Sicherheit gewährleisten.
Um die Transparenz der durchgeführten Verarbeitungprozessen zu gewährleisten, stellen wir die für BALMA geltenden Regeln zum Schutz personenbezogener Daten vor, die auf der Grundlage der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des EU-Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung von Personaldaten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Allgemeine Datenschutzverordnung, im Folgenden "DSGVO") festgelegt wurden.
2. Datenverwalter
Der Verwalter Ihrer Personaldaten, d.h. das Subjekt, das über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet, ist Fabryka Mebli BALMA SA mit Sitz in Tarnowo Podgórne, ul. Poznańska 167 (PLZ: 62-080). In Angelegenheiten, die die Verarbeitung der Personaldaten betreffen, können Sie sich auch per E-Mail an uns wenden: iodo@balma.pl.
3. Datenerwerb und Verarbeitungszweck
Fabryka Mebli BALMA S.A. ist ein Büromöbelhersteller. Bei der Verfolgung unserer Geschäftsziele verarbeiten wir Personaldaten zu den folgenden Zwecken:
| Verarbeitungszweck: | Rechtsgrundlage und Dauer der Datenaufbewahrung: | Berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe F DSGVO), falls zutreffend: |
|---|---|---|
| Handlungen, um einen Vertrag mit einem Klienten oder Kunden abzuschließen und diesen auszuführen. | Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b (Kunden betreffend); Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (betreffend Personen, die im Namen des Auftraggebers/Auftragnehmers mit uns zusammenarbeiten). |
Die Notwendigkeit der Kontaktaufnahme mit Angestellten/Mitarbeitern von Kunden und Auftragnehmern im Zusammenhang mit Handlungen zum Abschluss eines Vertrages oder dessen Ausführung. |
| Bearbeitung von Beschwerden, Anträgen und Reklamationen. | Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b, c und f DSGVO Für die Vertragsdauer oder bis zum Ablauf der Gewährleistung oder bis zur Regulierung des Reklamationsfalls. |
Die Notwendigkeit, sich mit den Angestellten/Mitarbeitern der Kunden in Bezug auf die Bearbeitung von Beschwerden, Anfragen und Ansprüchen in Verbindung zu setzen. |
| Bestimmung, Geltendmachung und Verteidigung von Ansprüchen. | Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO Für den Zeitraum bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche aus dem Vertrag - gemäß dem geltenden Recht. |
Verarbeitung von Daten der Kunden oder Auftragnehmern und deren Angestellten/Mitarbeitern im Zusammenhang mit der Bestimmung, Geltendmachung und Verteidigung von Ansprüchen. |
| Führung von Abrechnungen, Buchhaltung und Finanzberichten. | Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO Für die Zeit bis zum Ablauf der sich aus dem Gesetz ergebenden Verpflichtungen zur Datenaufbewahrung, insbesondere der Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen (grundsätzlich für 5 Jahre nach dem Jahr, in dem ein rechtliches Ereignis eingetreten ist, das zur Ausstellung einer Buchhaltungsunterlage obligatorisch war). |
|
| Führung von Marketing-Aktivitäten (auch mit Hilfe elektronischer Kommunikationsmittel). | Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO Im Falle der Marketing-Führung unter Verwendung einer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erhält der Verwalter Ihre Zustimmung zum Kommunikationskanal gemäß dem Gesetz über die Erbringung von elektronischen Dienstleistungen oder dem Telekommunikationsgesetz. Bis Sie einen Widerspruch einlegen, d.h. uns auf irgendeine Art und Weise zeigen, dass Sie nicht mit uns in Kontakt bleiben oder Informationen über unsere Aktivitäten erhalten möchten, eventuell bis zur Verjährung von Ansprüchen. |
Führung von Marketing-Aktivitäten zur Förderung von Produkten und Dienstleistungen. Einschließlich der Zusendung von Balma-Newslettern, die Informationen über unsere neuesten Projekte, Events, an denen wir teilnehmen, neue Produkte und Lösungen sowie Benachrichtigungen über interessante Beiträge in unserem Blog enthalten. |
| Datenverarbeitung innerhalb des FM BALMA-Profils im sozialen Netzwerk Facebook. |
Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO Die Daten werden so lange verarbeitet, bis Sie der Verarbeitung widersprechen. |
Führung der laufenden Korrespondenz mit den von Facebook bereitgestellten Tools, einschließlich Messenger, und Durchführung anderer Marketing-Aktivitäten. |
| Verarbeitung von Cookies. |
Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO Der Widerspruch kann nur durch eine Änderung der Browsereinstellungen des Endnutzers erfolgen, die das Sammeln von Informationen mittels Cookies verhindert. |
Anpassung von Website-Inhalten an die Bedürfnisse der Nutzer, auch zu Marketingzwecken, Optimierung der Website-Nutzung. |
| Human Resource Management - Angestellte und Mitarbeiter. |
Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a, b, c und f DSGVO; Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für die Dokumentation in Bezug auf das Arbeitsverhältnis und die Personalakten der Mitarbeiter gilt für alle Mitarbeiter, die nach dem 1. Januar 2019 eingestellt werden. Gemäß der aktuellen Gesetzgebung, die uns zur Archivierung arbeitsrechtlicher Dokumente verpflichtet, d.h. wir bewahren Personalakten 50 bzw. 10 Jahre lang auf. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für die Dokumentation von Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis und der Personalakte des Mitarbeiters gilt für alle Mitarbeiter, die nach dem 1. Januar 2019 eingestellt werden. Bei Arbeitnehmern, die nach dem 31. Dezember 1998 und vor dem 1. Januar 2019 eingestellt wurden, werden die Dokumentation des Arbeitsverhältnisses und die Personalakten des Arbeitnehmers 50 Jahre lang ab dem Datum der Beendung oder des Erlöschens des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt, aber in Bezug auf diejenigen der oben genannten Arbeitnehmer, für die der Arbeitgeber einen Informationsbericht gemäß Artikel 4 Absatz 6a des Sozialversicherungsgesetzes vom 13. Oktober 1998 vorlegt, wird die Frist für die Aufbewahrung der Dokumentation und der Akten auf 10 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem dieser Bericht vorgelegt wurde, verkürzt. Wenn die Aufbewahrungsfrist für ausgewählte Dokumente kürzer ist, wird der Verwalter sich an diese kürzere Frist halten. Zivilrechtliche Verträge werden bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche aus diesen Verträgen gespeichert. |
Verbreitung des Bildes des Angestellten/Mitarbeiters auf der Grundlage einer urheberrechtlichen Genehmigung. |
| Fükrung von Rekrutierung. |
Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a und c DSGVO Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a und b DSGVO Bis zu 6 Monaten nach Beendung des Rekrutierungsprozesses, im Falle einer erteilten Einwilligung für weitere Rekrutierungsprozesse nicht länger als ein Jahr. |
Sind die unter der Rubrik "Buchführung, Rechnungslegung und Finanzberichterstattung" angegebenen Fristen für die Aufbewahrung von Unterlagen länger als die Fristen für die Beitreibung möglicher Forderungen, so gelten die angegebenen längeren Fristen.
4. Datenempfänger
Im Rahmen der durchgeführten Geschäftstätigkeit gibt BALMA Ihre persönlichen Daten an die folgenden Subjekte weiter:
- Subjekte, die uns in unserem Namen bei unseren Aktivitäten unterstützen, insbesondere: Lieferanten von externen IKT-Systemen, die unsere Aktivität unterstützen, einschließlich Microsoft, Subjekte, die unsere Aktivität auditieren, Subjekte, die Buchhaltungsdienstleistungen erbringen oder Subjekte, die mit BALMA im Rahmen von Marketing-Kampagnen zusammenarbeiten, wenn diese Subjekte Daten auf der Grundlage einer Vereinbarung mit BALMA und nur in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen verarbeiten werden,
- Autorisierte Händler und Company Stores oder an Transportunternehmen, mit denen wir Datenschutzvereinbarungen abgeschlossen haben.
5. Rechte in Bezug auf die verarbeiteten Daten und die Freiwilligkeit ihrer Bereitstellung
Jede Person, deren Daten von Fabryka Mebli BALMA verarbeitet werden, stehen folgende Rechte zu:
-
Zugang zu Ihren Daten haben und eine Kopie davon erhalten,
-
Berichtigung (Änderung) Ihrer Daten,
-
Löschung Ihrer Daten,
-
Einschränkung der Datenverarbeitung,
-
Übermittlung Ihrer Daten - wenn die Rechtsgrundlage ihrer Verarbeitung die Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO) oder der Vertrag (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO) ist,
-
Verarbeitung Ihrer Personaldaten zu widersprechen - wenn die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ein berechtigtes Interesse ist (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
Weitere Informationen über die Rechte der betroffenen Personen finden Sie in den Artikeln 12-23 der DSGVO.
Darüber hinaus hat die Person, deren Daten von BALMA verarbeitet werden, das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, d.h. dem Präsidenten des Amtes für den Schutz von Personaldaten, einzureichen.
Mehr Informationen unter: www.uodo.gov.pl/pl/p/skargi.
6. Müssen Sie BALMA Ihre Personaldaten mitteilen?
Die Bereitstellung der Daten ist für den Abschluss von Verträgen und die Abrechnung der durchgeführten Tätigkeit sowie für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen durch BALMA erforderlich. Das heißt, wenn Sie unser Angebot nutzen, unser Auftragnehmer (Lieferant) oder Angestellter/Mitarbeiter werden möchten, müssen Sie Ihre Personaldaten bereitstellen.
Wenn Ihr Arbeitgeber oder eine andere Stelle Sie als Ansprechpartner z.B. im Zusammenhang mit dem Abschluss/Durchführung eines Vertrages mit BALMA angegeben hat, werden Ihre Daten in dem von dieser Stelle mitgeteilten Umfang verarbeitet (standardmäßig sind dies Name, Vorname, Position, E-Mail-Adresse und Telefonnummer).
Im Übrigen (insbesondere bei der Verarbeitung von Daten durch BALMA zu Marketingzwecken) ist die Bereitstellung der Daten freiwillig.
7. Übermittlung von Personaldaten an Drittländer
Personaldaten werden in der Regel nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (Im Folgenden: "EWR") übertragen. In Anbetracht der Erbringung von Dienstleistungen durch unsere Unterauftragnehmer bei der Bereitstellung von Support für IKT-Dienste und IT-Infrastruktur kann BALMA jedoch bestimmte Aktivitäten oder IT-Aufgaben an anerkannte Unterauftragnehmer auslagern, die außerhalb des EWR tätig sind, was dazu führen kann, dass Ihre Daten außerhalb des EWR übertragen werden. Gemäß der Entscheidung der Europäischen Kommission bieten Empfängerländer außerhalb des EWR ein angemessenes Schutzniveau für Personaldaten gemäß den EWR-Standards.
Bei Empfängern im Ländergebiet, die nicht unter den Beschluss der Europäischen Kommission fallen, schließt der für die Verarbeitung Verantwortliche zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus Vereinbarungen mit den Empfängern personenbezogener Daten ab, die auf den von der Europäischen Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 Buchstabe c der DSGVO herausgegebenen Standardvertragsklauseln beruhen.
Ein Exemplar der Standardvertragsklauseln kann beim für die Verarbeitung Verantwortlichen angefordert werden - seine Kontaktdaten sind oben angegeben. Die Sicherheitsmaßnahmen, die der für die Verarbeitung Verantwortliche für Ihre Daten anwendet, entsprechen den in Kapitel V der DSGVO vorgesehenen Grundsätzen. Sie können weitere Informationen über die bestehenden Sicherheitsvorkehrungen anfordern, eine Kopie dieser Sicherheitsvorkehrungen erhalten und herausfinden, wo sie weitergegeben werden.
8. Automatisierte Verarbeitung von Personaldaten
Ihre Personaldaten werden nicht zum Zweck einer automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich in Form von Profiling) in einer Weise verwendet, dass eine solche automatisierte Verarbeitung zu einer Entscheidung führen könnte, die rechtliche Auswirkungen hat oder in ähnlicher Weise Auswirkungen auf Kunden, Auftragnehmer, deren Angestellte oder Mitarbeiter sowie Angestellte oder Mitarbeiter des Verwalters oder Stellenbewerber hat.