Eines sei vorweg ganz klar gesagt: Auf die verfügbare Zeit an sich hat Zeitmanagement selbstverständlich keinen Einfluss. Sehr wohl können Sie hingegen beeinflussen, wie Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit nutzen. Man könnte deshalb auch von zeitlicher Selbstorganisation sprechen. Diese umfasst die eigenen Handlungen, Pläne, Verpflichtungen, aber auch Vergnügungen und sogar das Nichtstun.
 

Richtig gelesen: das Nichtstun. Denn die Produktivitäts-Coaches (ja, die gibt es!) wiederholen beständig, dass es weder darum geht, die Arbeitseffektivität ins Endlose zu steigern, noch darum, möglichst viel Arbeit zu erledigen, sei es des Geldes wegen oder um Anerkennung von seinen Vorgesetzten zu erheischen. Auch geht es nicht darum, die Spirale der Erwartungen an sich selbst weiterzudrehen. Vielmehr geht es darum, die eigene Energie bestmöglich zu nutzen und sich dabei Raum für das Privatleben, Hobbys oder eben einfach zum Nichtstun zu lassen.

Konkret liegt der Schlüssel zur zeitlichen Selbstorganisation in einer klugen Planung. Denn im Gegensatz zu dem, was wir so oft beklagen – ständigen Zeitmangel, zu kurze Tage, zu viele Pflichten, die unsere gesamte Zeit in Anspruch nehmen etc. etc. – ist es falsch, dass es zu wenig Zeit gäbe. Das Problem liegt stattdessen in der klugen Nutzung der Zeit.

Das Zauberwort lautet also: Planung. Planung heißt eine Prioritätenliste zu erstellen und die einzelnen Positionen darauf bestimmten Zeiteinheiten zuzuordnen. Die zu erledigenden Aufgaben kann man einfach auf einem Blatt Papier festhalten, in ein Notizbuch eintragen oder die Informationen im Smartphone-Kalender oder einer noch ausgeklügelteren App abspeichern. Nun werden Kalender allerdings in der einen oder anderen Form von den meisten Menschen genutzt. Worin liegt also das Erfolgsrezept?

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Es geht um Konsequenz. Darum, sich die Organisation von Aufgaben mit Hilfe eines Kalenders zur Gewohnheit zu machen. Insbesondere im Beruf ist das unerlässlich. Die meisten Menschen nehmen Eindrücke am leichtesten visuell wahr. Einträge in einem Kalender dringen deshalb direkt in das Unterbewusstsein vor, strukturieren die Gedanken und leiten sie in die richtige Richtung.

Ein weiteres Geheimnis erfolgreichen Managements ist Flexibilität. Die Fachleute raten, dass ein guter Kalender sowohl Raum für unerwartete Probleme als auch für angenehme Überraschungen lassen sollte. Eine minutiöse Planung ist nicht empfehlenswert. Lassen Sie einen Puffer für eventuelle (und sehr wahrscheinlich eintretende) Schwierigkeiten, die die Dauer einer Aufgabe verlängern könnten.

Umgekehrt gilt: Der Kalender sollte wie eine Karte sein, die beim Navigieren hilft, aber auch laufende Korrekturen an den Plänen zulässt. Wenn eine Tätigkeit, für die 30 Minuten vorgesehen waren, schon nach 15 Minuten erledigt ist – hervorragend. Man muss sie nicht krampfhaft in die Länge ziehen.

Auch darauf, wie man seinen Kalender nutzt, kommt es an. Leider gibt es dafür keine allgemeingültige Methode und jeder managt seine Zeit ein wenig anders. Die eigene Methode müssen Sie sich also zusammen mit den entsprechenden Gewohnheiten selbst aneignen. Manchmal lohnt es sich, den Kurs beizubehalten, manchmal helfen aber auch kleine Schritte weiter, also die geduldige Einführung kleiner Änderungen. Auf diese Weise hervorgerufene Erfolge, und wenn es nur ganz kleine sind, können äußerst motivierend wirken …

Sollte man seine Pläne für geschäftliche und häusliche Verpflichtungen trennen? Das bietet sich an. In den meisten Fällen werden berufliche und private Aufgaben in unterschiedlichen Umgebungen erledigt, in unterschiedlichen Kreisen von Menschen und sie betreffen jeweils andere Themen. Die Kalender dafür sollte man besser nicht miteinander vermischen, denn das führt statt zu den erhofften Einsparungen in der Regel eher zur Zeitverschwendung.

Sollte also der Idealzustand der Selbstorganisation mit einigen leichten Kniffen und ein wenig Geduld zu erreichen sein? So einfach ist es leider nicht.

Auf dem Weg gilt es, zahlreiche Hindernisse zu bewältigen. Jegliche Art von Ablenkung – dazu zählen Telefonate, Kurznachrichtendienste, soziale Medien, Spiele oder einfach der Kaffee in der Büroküche – all das bedeutet keinesfalls Erholung bei mühsamer Arbeit. Stattdessen bringt Ablenkung Pläne durcheinander und verhindert, dass Aufgaben pünktlich erledigt werden. Im Endeffekt verschärft sie so den Stress. Der Übergang zwischen Ablenkung und Prokrastination, also dem Aufschieben von langweiligen Tätigkeiten verbunden mit der Flucht in spannendere Beschäftigungen, ist dabei fließend. So entsteht ein explosives Gemisch.

Was kann man dagegen unternehmen? Wichtig ist es, sich der Bedrohung bewusst zu sein und ihr konsequent auszuweichen. Wenn Sie von der erholsamen Kraft von Pausen überzeugt sind (ein Kaffee, eine Zigarette oder ein Pläuschchen mit den Kollegen), finden Sie dafür einen Platz. In Ihrem Plan wohlgemerkt …

Und was ist mit den unangenehmen Überraschungen?

Jeder kennt die Situation: Die gesamte Tagesplanung wird über den Haufen geworfen von einer plötzlich auftauchenden, äußerst dringlichen Aufgabe, die mit dem verhassten Kürzel „ASAP“ versehen ist. Rufen Sie sich in solchen Momenten in Erinnerung, dass die Abkürzung „so schnell wie eben möglich“ bedeutet. Anders gesagt: Diese Angelegenheit ist zu erledigen, wenn es Ihnen möglich ist. Und das ist der Fall, wenn Sie die vorherigen Punkte in Ihrem Plan abgehakt haben. Das ist eine einfache Frage der Prioritäten und Ihres Durchsetzungsvermögens.

Aber das ist schon ein Thema für einen anderen Post …