Stapel von Dokumenten auf dem Schreibtisch, Wechselkleidung, Lieblingsbecher, Souvenirs aus dem Urlaub – in Büros passiert oft einfach zu viel. Der Überfluss ist zweifellos ein unrühmliches Zeichen unserer Zeit. Er betrifft fast alle Bereiche unseres Lebens. Der Überfluss an Gegenständen am Arbeitsplatz ist ein nahezu universelles Phänomen, mit dem Organisationen versuchen zu leben, mit besseren oder schlechteren Ergebnissen.
Es kommt vor, dass das visuelle Chaos im Büro als Ausdruck von Kreativität und als Bestandteil der Unternehmenskultur einzelner Abteilungen oder des gesamten Unternehmens angesehen wird. Doch auch wenn der Überfluss an Dingen am Arbeitsplatz gewissermaßen Teil der Strategie einer Organisation wird, erfordert er funktionale Werkzeuge, die eine Verwaltung des Chaos ermöglichen. In diesem Zusammenhang können wir von der Anwendung konkreter Managementwerkzeuge und der Einführung technischer und architektonischer Lösungen sprechen, wie beispielsweise praktischen Möbeln zur Aufbewahrung.
Ausgewählte Strategien zur Bewältigung des Überflusses
Moderne Manager suchen ständig nach neuen Wegen, um die Funktionsweise am Arbeitsplatz zu verbessern. Büros voller Menschen, Dinge und Tätigkeiten sind immer häufiger der Bereich, in dem Konzepte wie Activity-based Working, die Politik des sauberen Schreibtisches oder breiter gefasst die Politik des sauberen Arbeitsplatzes sowie das Prinzip des Desk-Sharing umgesetzt werden. Diese Maßnahmen haben zum Ziel, den Büroraum so zu organisieren, dass ein freundlicher und ordentlicher Arbeitsplatz entsteht. Ein Arbeitsplatz, an dem jeder Mitarbeiter seine beruflichen Aktivitäten komfortabel und sowohl im individuellen als auch im Teamkontext durchführen kann.
Activity-based working
Activity-based Working ist nach wie vor ein relativ junges Konzept für die Gestaltung moderner Büros. Seine Ursprünge lassen sich auf die frühen 1990er Jahre zurückverfolgen. Zu dieser Zeit begannen die Diskussionen über neue Modelle von Büroräumen, die sowohl die Dimension der Autonomie als auch der Interaktion der Mitarbeiter berücksichtigen würden. Franklin Becker formulierte es wie folgt: „Die Art und Weise, wie der Raum gestaltet und unterteilt wird, kann nicht mehr darauf basieren, dass Mitarbeiter morgens ins Büro kommen, direkt in ihre Büros gehen und dort den größten Teil des Tages verbringen“2. Teamarbeit, Wissensaustausch, interdisziplinäre Besprechungen, Konsultationen mit Kollegen oder einfach der Bedarf an Mitarbeitermiteinander – all diese Aktivitäten haben in den letzten Jahrzehnten an Bedeutung gewonnen. Unternehmer, Designer, Manager und die Mitarbeiter selbst haben dies erkannt.
Büros wurden also zunehmend unter Berücksichtigung der sich im Laufe des Tages ändernden Aktivitäten der Mitarbeiter entworfen. Als Reaktion darauf entstanden „Inseln“ für individuelle Arbeit, Räume für Zusammenarbeit, geschlossene Kabinen, in denen Telefonate in Ruhe geführt werden können, sowie sowohl formelle als auch informelle Räume, ideal für ein schnelles Brainstorming. Eine solche funktionale Raumgestaltung unterstützt die Effizienz der Mitarbeiter und organisiert die tägliche Arbeit im Büro. Um jedoch einen solchen Arbeitsplatz zu schaffen, benötigen wir geeignete architektonische Lösungen und Möbel, mit denen wir das Chaos praktisch in den Griff bekommen, was im weiteren Verlauf des Artikels behandelt wird.
Politik des sauberen Schreibtisches
Die Politik des sauberen Schreibtisches oder breiter gefasst die Politik des sauberen Arbeitsplatzes ist ein Werkzeug, das dabei hilft, Ordnung im Büro zu bewahren. Manager greifen gerne auf dieses Werkzeug zurück, wenn sie es in ihren Teams implementieren, da es effektiv ist und oft keine zusätzlichen finanziellen Aufwendungen erfordert. Das Prinzip ist einfach: Am Ende des Tages sollten alle Dokumente und persönlichen Gegenstände der Mitarbeiter in Schränken verstaut werden, sodass der Arbeitsplatz leer bleibt. Dieses Prinzip wird häufig mit dem Konzept des Desk-Sharings kombiniert, bei dem der Arbeitsplatz im Unternehmen nicht einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen ist, sondern von verschiedenen Personen genutzt werden kann.
Funktionale Büromöbel als Antwort auf die Bedürfnisse der Organisation
Wenn wir darüber nachdenken, wie wir mit dem Überfluss an Dingen im Büro umgehen können, rückt die Aufbewahrung in den Vordergrund. Dies betrifft sowohl Büros im alten Stil als auch moderne, häufig im offenen Plan gestaltete Büros, die auf dem Konzept des Activity-based Working basieren. Besonders hervorzuheben ist das modulare Regalsystem Stepps, das neben der grundlegenden Funktion der Aufbewahrung auch zur Definition von Kommunikationswegen und separaten Arbeits-, Ruhe- oder Erholungsbereichen genutzt werden kann. Dieses System ist definitiv mehr als nur Metallregale. Die unendlichen Möglichkeiten entstehen aus einer durchdachten Konstruktion, die es ermöglicht, neue Variationen zu schaffen, ähnlich wie das Bauen mit Legosteinen. Innerhalb des Systems können wir freistehende Regale schaffen, auch vollständig mobile, praktische Mini-Wagen auf Rollen, Regale auf unteren Schränken, Kleiderstangen, Pflanzgefäße, Spiegel, praktische Tafeln, Kleiderhaken und vieles mehr. Wenn wir ein Büro ausschließlich mit Lösungen aus der Stepps-Kollektion entwerfen, können wir einen organisierten, stilistisch kohärenten und modernen Arbeitsplatz schaffen, in dem alles seinen Platz hat.
Stepps Regal gestützt auf Unterschränke, design: Piotr Kuchciński
Lösungen zur Aufbewahrung persönlicher Gegenstände
Wenn wir an effizientes Management des Überflusses im Büro denken, können wir das Problem der Aufbewahrung persönlicher Gegenstände wie Kleidung, Wechselkleidung, Sportkleidung für nach der Arbeit, Fahrrad- oder Rollerhelme, Rucksäcke und viele andere Dinge, die Mitarbeiter mit zur Arbeit bringen, nicht außer Acht lassen. Eine gute Lösung für das Problem der Aufbewahrung solcher Dinge ist die Ausstattung des Büros mit Schließfächern (Lockers). Die praktischen L2 Möbel können mit einem gewöhnlichen oder mechanisch verschlüsselten Schloss verschlossen werden. Technologiefans werden die Möglichkeit zu schätzen wissen, die Schränke mit einer Karte zu öffnen. Die Schließfächer mit speziellen Durchlässen sind auch ideal für den Austausch von Post oder Dokumenten zwischen Mitarbeitern.
Praktische Aufbewahrungslösungen
Um den Mitarbeitern einen gut organisierten Arbeitsplatz zu bieten, sollte man an Elemente der Büroausstattung wie praktische Container denken. Mit kleinen mobilen Organisatoren aus der K2-Kollektion sind alle notwendigen Dokumente immer griffbereit. Indem der Container mit einem praktischen Stifteetui ergänzt wird, erhält man einen komfortablen Platz zur Aufbewahrung von Büromaterialien. Ein einzelner Arbeitsplatz, der um einen Unterschreibtischcontainer ergänzt wird, verspricht einen sauberen Schreibtisch.
Klassische Aufbewahrungsoptionen
Im Sortiment von Balma finden wir auch klassische, sehr funktionale Schränke aus der J_system-Kollektion, die eine durchdachte Aufbewahrung von notwendigen Dokumenten, Katalogen, Büromaterialien und anderen Gegenständen ermöglichen, auf die die Mitarbeiter schnell zugreifen müssen. Die Schränke können mit praktischen Archivrahmen, Schubladen, ausziehbaren Regalen und Metallregalen ausgestattet werden, die das Aufhängen von Akten ermöglichen. Innerhalb dieses Systems finden wir nicht nur Aktenschränke und Archivschränke, sondern auch Kleiderschränke, Regale und niedrige Schränke, die mit Schiebe- oder Jalousienfronten ausgestattet sind und einen wirklich leicht zugänglichen Aufbewahrungsort darstellen.
Der Weg zu einem Büro voller Ordnung und Harmonie
Der Überfluss im weitesten Sinne betrifft fast jede moderne Organisation. Dies betrifft vor allem eine große Menge an Informationen, die verarbeitet werden müssen, was wiederum riesige Mengen an Dokumenten generiert – sowohl in digitaler als auch in Papierform. Um für eine angemessene Arbeitsumgebung zu sorgen und nicht im Überfluss an Dingen, Dokumenten und Prozessen zu ertrinken, lohnt es sich, einfache, aber effektive Lösungen zu implementieren, die helfen, das Chaos zu bändigen. Auf der Managementebene ist es wichtig, den Arbeitsraum nach dem oben zu Beginn des Artikels erwähnten Konzept des Activity-based Working zu organisieren und die Politik des sauberen Arbeitsplatzes zu befolgen. Die Implementierung dieser Werkzeuge in Verbindung mit den funktionalen Möbeln aus dem Angebot von Balma wird sicherlich zu messbaren Vorteilen für den Betrieb des Büros in einer Atmosphäre von Ordnung und Harmonie führen.
1 Karolina J. Dudek, Koniec ery calvadosu Design i praca w późnej nowoczesności, Gdańsk 2019, Wydawnictwo Naukowe Katedra, s. 59
2 F. Becker, Offices at Work: Uncommon Workspace Strategies that Add Value and Improve Performance, San Francisco: Jossey-Bass Inc. A Wiley Imprint 2004, s. 55