Polityka prywatności
1. Informacje wstępne
Szanując
prawo do prywatności osób, które powierzyły Fabryce Mebli BALMA SA (dalej
„BALMA”) swoje dane osobowe, w tym osób korzystających z naszych
usług, naszych kontrahentów i ich pracowników oraz subskrybentów newslettera
Balma, pragniemy
zadeklarować, że pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi
i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich
bezpieczeństwo.
Aby zapewnić
transparentność realizowanych procesów przetwarzania, przedstawiamy
obowiązujące w BALMIE zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na
gruncie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne
rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).
2. Administrator danych
Administratorem
Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach
i sposobach przetwarzania, jest Fabryka Mebli BALMA SA z siedzibą
w Tarnowie Podgórnym, ul. Poznańska 167 (kod pocztowy: 62-080).
w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz
skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: iodo@balma.pl
3. Pozyskanie danych i cel ich
przetwarzania
Fabryka
Mebli BALMA SA to producent mebli
biurowych. Realizując
swoje założenia biznesowe, przetwarzamy dane osobowe w następujących
celach:
Cel przetwarzania: |
Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych: |
|
Działania zmierzające do zawarcia i realizacji
umowy z klientem lub kontrahentem. |
art. 6 ust. 1 lit. b art. 6 ust. 1 lit. f RODO z nami w imieniu klienta/kontrahenta). |
Potrzeba kontaktu z pracownikami
/współpracownikami klientów i kontrahentów w związku
z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji. |
Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji. |
art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO Przez czas trwania umowy lub do czasu upływu rękojmi
lub rozliczenia reklamacji. |
Potrzeba kontaktu z pracownikami
/współpracownikami klientów w związku z rozpatrywaniem skarg,
wniosków i reklamacji. |
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
Przetwarzanie danych klientów lub kontrahentów
i ich pracowników /współpracowników w związku z ustaleniem,
dochodzeniem i obroną roszczeń. |
Prowadzenie rozliczeń, księgowości
i sprawozdawczości finansowej. |
art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
- |
Prowadzenie działań marketingowych (w tym przy
wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej). |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
Prowadzenie działań marketingowych promujących
produkty i usługi. W tym przesyłania newslettera Balma,
zawierającego informacje o naszych najnowszych realizacjach, wydarzeniach, w
których bierzemy udział, nowych produktach i rozwiązaniach oraz powiadomienia
o ciekawych wpisach na naszym blogu. |
Przetwarzanie danych w ramach profilu FM BALMA na
portalu społecznościowym Facebook. |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO Dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu
wobec przetwarzania danych. |
Prowadzenie bieżącej korespondencji przy
wykorzystaniu narzędzi dostarczonych przez portal Facebook, w tym
komunikator Messenger, oraz prowadzenie innych działań marketingowych. |
Przetwarzanie plików cookies. |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO Wyrażenie sprzeciwu może nastąpić jedynie przez
zmianę ustawień przeglądarki użytkownika końcowego, która uniemożliwi
gromadzenie informacji z wykorzystaniem plików cookies. |
Dostosowanie treści stron internetowych do potrzeb
użytkowników, w tym w celach marketingowych, optymalizacja
korzystania z serwisów internetowych. |
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami
i współpracownikami. |
art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO; 10-letni okres przechowywania dokumentacji
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika
jest stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia
2019 r. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi
do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe
przechowujemy przez 50 lub 10 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w
sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest
stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia
1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez 50 lat od dnia
rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przy czym w odniesieniu do tych
spośród wyżej wymienionych pracowników, co do których pracodawca złoży raport
informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r.
o systemie ubezpieczeń społecznych, okres przechowywania dokumentacji oraz
akt ulega skróceniu do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym
niniejszy raport został złożony. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów
będzie krótszy, administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. Umowy cywilnoprawne będą przechowywane do czasu
upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń. |
Rozpowszechnianie wizerunku pracownika /współpracownika
na podstawie zgody prawnoautorskiej. |
Prowadzenie rekrutacji. |
art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO |
- |
Jeżeli
terminy przechowywania dokumentów wskazane w rubryce „Prowadzenie
rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej” są dłuższe od
terminów właściwych dla dochodzenia ewentualnych roszczeń, stosuje się wskazane
dłuższe terminy.
4. Odbiorcy danych
W związku
z prowadzoną działalnością BALMA będzie ujawniać Twoje dane osobowe
następującym podmiotom:
- podmiotom wspierającym nas
w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności:
dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspomagającym naszą
działalność, w tym firmie Microsoft, podmiotom audytującym naszą
działalność, podmiotowi świadczącemu usługi księgowe lub podmiotom
współpracującym z BALMA w ramach kampanii marketingowych, przy
czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z BALMA
i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami,
- Autoryzowanym Przedstawicielom
Handlowym oraz Salonom Firmowym bądź też Przewoźnikom, z którymi mamy
podpisane umowy o ochronie danych osobowych.
5. Uprawnienia w zakresie
przetwarzanych danych i dobrowolność ich podania
Każdej
osobie, której dane są przetwarzane przez Fabrykę Mebli BALMA, przysługuje
prawo do:
- dostępu do swoich danych oraz
otrzymania ich kopii,
- sprostowania (poprawiania)
swoich danych,
- usunięcia swoich danych,
- ograniczenia przetwarzania
swoich danych,
- przenoszenia swoich danych –
jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit.
a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b
RODO),
- wniesienia sprzeciwu wobec
przetwarzania jej danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich
przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f
RODO).
Więcej
informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą,
zawierają przepisy art. 12–23 RODO.
Ponadto
osobie, której dane są przetwarzane przez BALMĘ, przysługuje prawo wniesienia
skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Więcej
informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.
6. Czy musisz podawać BALMIE swoje dane
osobowe?
Podanie
danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej
działalności oraz wywiązania się przez BALMĘ z wymogów prawa. Oznacza to,
że jeśli chcesz skorzystać z naszej oferty, zostać naszym kontrahentem
(dostawcą) lub pracownikiem /współpracownikiem, musisz podać swoje dane
osobowe.
Jeśli Twój
pracodawca lub inny podmiot wskazał Cię jako osobę kontaktową np. w związku
z zawarciem/realizacją umowy z BALMĄ Twoje dane będą przetwarzane
w zakresie ujawnionym przez ten podmiot (standardowo jest to imię,
nazwisko, stanowisko, adres e-mail i nr telefonu).
W pozostałym
zakresie (w szczególności chodzi o przetwarzanie danych przez BALMĘ w celach
marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.
7. Przekazywanie danych do państw trzecich
Dane osobowe
co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej:
„EOG”). Mając jednak na uwadze świadczenie usług przez naszych podwykonawców
przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT,
BALMA może zlecać wykonywanie określonych czynności bądź zadań informatycznych
uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie
Twoich danych poza obszar EOG. Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej
państwa odbiorców spoza EOG zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych
osobowych zgodny ze standardami EOG.
W przypadku
odbiorców na terytorium państw nieobjętych decyzją Komisji Europejskiej
w celu zapewnienia odpowiedniego stopnia tej ochrony administrator zawiera
umowy z odbiorcami danych osobowych, które są oparte na standardowych
klauzulach umownych wydanych przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46
ust. 2 lit. c RODO.
Kopię
standardowych klauzul umownych można uzyskać od administratora – jego dane
kontaktowe podano wyżej. Zastosowany przez administratora sposób zabezpieczenia
Twoich danych jest zgodny z zasadami przewidzianymi w rozdziale V
RODO. Możesz zażądać dalszych informacji o zabezpieczeniach stosowanych w tym
zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń oraz dowiedzieć się, w jakich
w miejscach są udostępniane.
8. Przetwarzanie danych osobowych
w sposób zautomatyzowany
Twoje dane
osobowe nie będą wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania
decyzji (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku
takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje,
które wywołałyby skutki prawne lub w podobny sposób wpływałyby na
jakiekolwiek skutki wobec klientów, kontrahentów, ich pracowników lub
współpracowników, jak również pracowników lub współpracowników administratora
czy kandydatów do pracy.