1. Informacje wstępne
Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły Fabryce Mebli BALMA SA (dalej „BALMA”) swoje dane osobowe, w tym osób korzystających z naszych usług, naszych kontrahentów i ich pracowników oraz subskrybentów newslettera Balma, pragniemy zadeklarować, że pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich bezpieczeństwo.
Aby zapewnić transparentność realizowanych procesów przetwarzania, przedstawiamy obowiązujące w BALMIE zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).
2. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania, jest Fabryka Mebli BALMA SA z siedzibą w Tarnowie Podgórnym, ul. Poznańska 167 (kod pocztowy: 62-080). w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: iodo@balma.pl.
3. Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania
Fabryka Mebli BALMA SA to producent mebli biurowych. Realizując swoje założenia biznesowe, przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
| Cel przetwarzania: | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych: | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli występuje: |
|---|---|---|
| Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z klientem lub kontrahentem. | art. 6 ust. 1 lit. b (dot. klientów); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dot. osób współpracujących z nami w imieniu klienta/kontrahenta). |
Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami klientów i kontrahentów w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji. |
| Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji. | art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO Przez czas trwania umowy lub do czasu upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji. |
Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami klientów w związku z rozpatrywaniem skarg, wniosków i reklamacji. |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. |
Przetwarzanie danych klientów lub kontrahentów i ich pracowników /współpracowników w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń. |
| Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez czas do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu księgowego). |
|
| Prowadzenie działań marketingowych (w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej). | art. 6 ust. 1 lit. f RODO W przypadku prowadzenia marketingu z wykorzystaniem numeru telefonu lub adresu e-mail administrator uzyska zgodę na kanał komunikacji zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub ustawą – Prawo telekomunikacyjne. Do czasu wniesienia sprzeciwu, czyli okazania nam w dowolny sposób, że nie chcesz pozostawać z nami w kontakcie ani otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, ewentualnie do czasu przedawnienia roszczeń. |
Prowadzenie działań marketingowych promujących produkty i usługi. W tym przesyłania newslettera Balma, zawierającego informacje o naszych najnowszych realizacjach, wydarzeniach, w których bierzemy udział, nowych produktach i rozwiązaniach oraz powiadomienia o ciekawych wpisach na naszym blogu. |
| Przetwarzanie danych w ramach profilu FM BALMA na portalu społecznościowym Facebook. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Dane są współadministrowane przez BALMA i portal Facebook. Dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. |
Prowadzenie bieżącej korespondencji przy wykorzystaniu narzędzi dostarczonych przez portal Facebook, w tym komunikator Messenger, oraz prowadzenie innych działań marketingowych. |
| Przetwarzanie plików cookies. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Dane będą przetwarzane przez okresy wskazane w polityce plików cookies lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Wyrażenie sprzeciwu może nastąpić jedynie przez zmianę ustawień przeglądarki użytkownika końcowego, która uniemożliwi gromadzenie informacji z wykorzystaniem plików cookies. |
Dostosowanie treści stron internetowych do potrzeb użytkowników, w tym w celach marketingowych, optymalizacja korzystania z serwisów internetowych. |
| Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami. | art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO; art. 9 ust. 2 lit. b RODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przechowujemy przez 50 lub 10 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przechowujemy przez 50 lub 10 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przy czym w odniesieniu do tych spośród wyżej wymienionych pracowników, co do których pracodawca złoży raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, okres przechowywania dokumentacji oraz akt ulega skróceniu do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejszy raport został złożony. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy, administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. Umowy cywilnoprawne będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń. |
Rozpowszechnianie wizerunku pracownika /współpracownika na podstawie zgody prawnoautorskiej. |
| Prowadzenie rekrutacji. | art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO (dot. kandydatów na pracowników); art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO (dot. kandydatów na współpracowników) Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok. |
Jeżeli terminy przechowywania dokumentów wskazane w rubryce „Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej” są dłuższe od terminów właściwych dla dochodzenia ewentualnych roszczeń, stosuje się wskazane dłuższe terminy.
4. Odbiorcy danych
W związku z prowadzoną działalnością BALMA będzie ujawniać Twoje dane osobowe następującym podmiotom:/p>
- Podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspomagającym naszą działalność, w tym firmie Microsoft, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotow i świadczącemu usługi księgowe lub podmiotom współpracującym z BALMA w ramach kampanii marketingowych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z BALMA i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami,
- Autoryzowanym Przedstawicielom Handlowym oraz Salonom Firmowym bądź też Przewoźnikom, z którymi mamy podpisane umowy o ochronie danych osobowych.
5. Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność ich podania
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Fabrykę Mebli BALMA, przysługuje prawo do:
-
Dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
-
Sprostowania (poprawiania) swoich danych,
-
Usunięcia swoich danych,
-
Ograniczenia przetwarzania swoich danych,
-
Przenoszenia swoich danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
-
Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Więcej informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą, zawierają przepisy art. 12–23 RODO.
Ponadto osobie, której dane są przetwarzane przez BALMĘ, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Więcej informacji pod adresem: www.uodo.gov.pl/pl/p/skargi.
6. Czy musisz podawać BALMIE swoje dane osobowe?
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez BALMĘ z wymogów prawa. Oznacza to, że jeśli chcesz skorzystać z naszej oferty, zostać naszym kontrahentem (dostawcą) lub pracownikiem /współpracownikiem, musisz podać swoje dane osobowe.
Jeśli Twój pracodawca lub inny podmiot wskazał Cię jako osobę kontaktową np. w związku z zawarciem/realizacją umowy z BALMĄ Twoje dane będą przetwarzane w zakresie ujawnionym przez ten podmiot (standardowo jest to imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail i nr telefonu).
W pozostałym zakresie (w szczególności chodzi o przetwarzanie danych przez BALMĘ w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.
7. Przekazywanie danych do państw trzecich
Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: „EOG”). Mając jednak na uwadze świadczenie usług przez naszych podwykonawców przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, BALMA może zlecać wykonywanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie Twoich danych poza obszar EOG. Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej państwa odbiorców spoza EOG zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG.
W przypadku odbiorców na terytorium państw nieobjętych decyzją Komisji Europejskiej w celu zapewnienia odpowiedniego stopnia tej ochrony administrator zawiera umowy z odbiorcami danych osobowych, które są oparte na standardowych klauzulach umownych wydanych przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.
Kopię standardowych klauzul umownych można uzyskać od administratora – jego dane kontaktowe podano wyżej. Zastosowany przez administratora sposób zabezpieczenia Twoich danych jest zgodny z zasadami przewidzianymi w rozdziale V RODO. Możesz zażądać dalszych informacji o zabezpieczeniach stosowanych w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń oraz dowiedzieć się, w jakich w miejscach są udostępniane.
8. Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, które wywołałyby skutki prawne lub w podobny sposób wpływałyby na jakiekolwiek skutki wobec klientów, kontrahentów, ich pracowników lub współpracowników, jak również pracowników lub współpracowników administratora czy kandydatów do pracy.