Pandemia koronawirusa przewróciła nasz świat do góry nogami. Media pełne są nie tylko alarmistycznych doniesień ze szpitali, ale również psychologicznych i socjologicznych analiz omawiających tę niecodzienną sytuację. Zdecydowana większość firm, w których obecność pracowników na miejscu nie jest absolutnie konieczna, przeszła na funkcjonowanie zdalne. Ten nagły proces jest i będzie jednym z ciekawszych wątków w dyskusji o działaniu biznesu w czasach kryzysu.

Regał Balma STEPPS z sekretarzykiem

Na ocenę ekonomicznej efektywności tego modelu pracy przyjdzie czas, gdy opadnie kurz. Trzeba oczywiście wziąć poprawkę na to, że wyniki będą zakłócone nagłym tąpnięciem na rynkach, bo ta reakcja na ogólnoświatowy szok dotknęła wszystkie branże.

Ale już teraz możemy sprawdzić – czy byliśmy dobrze technicznie przygotowani do uruchomienia modelu pracy zdalnej na taką skalę?

Teoretycznie tak. Teoretycznie – bo już wcześniej mieliśmy do dyspozycji szereg narzędzi informatycznych i internetowych, tylko ich nie używaliśmy, ewentualnie wykorzystywaliśmy zaledwie niewielką część ich możliwości. Przyszedł więc czas przyspieszonej nauki.

Chyba najbardziej popularne były dotąd rozwiązania chmurowe, umożliwiające dzielenie się plikami, udostępnianie ich, dołączanie komentarzy czy nawet grupową edycję w czasie rzeczywistym. Sporą popularność zdobyły rozwiązania oferowane przez Google (chętnie wybierane również przez małe firmy) i chmurowy system Microsoftu – czyli Office 365.

Kolejny etap to komunikatory do bieżącej wymiany uwag, komentarzy, wskazówek – najczęściej uporządkowanych w tematyczne wątki i ułożonych w struktury podobne do dawnych forów internetowych. Jeszcze niedawno obserwowaliśmy gwałtowny skok  popularności serwisu Slack, ale oczywiście wielcy gracze nie zasypiają gruszek w popiele. Microsoft, wciąż udoskonalając swoje rozwiązania chmurowe,  intensywnie promuje usługę Microsoft Team, a Google wprowadza nowe opcje do biznesowego pakietu Suite.

Gabinet w domu, biuro z kolekcji MIXT

Nic jednak nie zastąpi prawdziwej rozmowy, czyli konfrontacji wiedzy i argumentów w czasie rzeczywistym, bez konieczności wystukiwania kolejnych zdań na klawiaturze.

Telekonferencja? Bez najmniejszego problemu. Sieci komórkowe działają bardzo sprawnie, opcja dodawania kolejnych uczestników rozmowy do połączenia nie zawodzi, a nowoczesne akcesoria (choćby wygodne bezprzewodowe słuchawki z mikrofonem) zapewniają odpowiedni komfort.

Podobnie z wideokonferencjami. Ciągła rozbudowa sieci telekomunikacyjnych i nieustanne zwiększanie ich przepustowości daje efekty. Narzędzia do wideokonferencji, począwszy od klasycznego Skype, przez Google Hangout i Meet, wspomniane wcześniej systemy Microsoftu oraz szereg zaawansowanych, ekskluzywnych rozwiązań firmowych, działają płynnie – nie tylko w biurach, ale również w domach...  

Infrastrukturę do pracy zdalnej uzupełniają oczywiście aplikacje pozwalające na zdalne zarządzanie komputerem pracownika (firmowy informatyk może interweniować w razie awarii), gwarantujące zabezpieczenie poufności danych czy bieżące monitorowanie pracy członków zespołu.

Biurko z kolekcji MIXT wsparte na kontenerze, na ścianie półki i szafki MIXT 

Stosunkowo najmniej rozpowszechnione były dotąd podpisy elektroniczne. Owszem, używane przez managerów w dużych organizacjach, ale rzadko stosowane przez właścicieli i pracowników mniejszych firm. Niewykluczone, że trudny czas ogólnoświatowej kwarantanny skłoni do częstszego sięgania również po to rozwiązanie…

Można również mieć nadzieję, że tak jak nowoczesne rozwiązania technologiczne, przenieśliśmy do naszych domów zdrowe nawyki towarzyszące pracy biurowej. Czyli dobrą organizację miejsca pracy i zwyczaj zmiany pozycji z siedzącej na stojącą i odwrotnie. Design i jakość współczesnych mebli biurowych, choćby z serii Balma STEPPS czy Balma Plus,  spełnia wymagania zarówno biznesowego, jak i prywatnego użytkownika. Meble te doskonale wkomponują się więc również we wnętrze domowego gabinetu czy kącika do pracy. Możemy spokojnie otwierać home office…

Regał Balma STEPPS wzbogacony o biurko do zabudowy

Już ten skrócony przegląd narzędzi do pracy zdalnej pozwala na trochę optymizmu. Z pewnością ułatwią przetrwanie tego niełatwego okresu. Przynajmniej jeden, techniczny, problem mamy z głowy. Czasowe odseparowanie pracowników biura wcale nie musi więc oznaczać organizacyjnego paraliżu firmy. Spójrzmy na nie jak na ciekawe wyzwanie.