Przyszedł czas na analizowanie rewolucyjnych zmian, które stały się naszym udziałem.

Pandemia koronawirusa, która w ciągu zaledwie kilku tygodni 2020 roku zmieniła realia życia również w tych najbardziej stabilnych, zamożnych krajach, stała się już naszą codziennością. Kolejne fale epidemii, mimo ponurych statystyk, nie robią już na nas takiego wrażenia. Teraz przyszedł czas na analizowanie rewolucyjnych zmian, które stały się naszym udziałem. Jedną z tych najbardziej widocznych jest ewolucja modelu pracy. Czy oznacza to również zmianę wyglądu miejsca pracy?

Organizacja miejsca pracy

W czasach przedpandemicznych praca zdalna zarezerwowana była dla wąskiego grona uprzywilejowanych specjalistów.  Standardowy model 8-godzinnej pracy w stacjonarnym biurze wydawał się nie do ruszenia. Zarządzający organizacjami nie wierzyli w możliwość skutecznego nadzoru nad zespołem, obawiali się kontrowersji związanych z rozliczaniem czasu pracy i wynagradzaniem pracowników. Ogromne znaczenie miał również aspekt wizerunkowy, czyli swoista demonstracja potencjału firmy. Również sami pracownicy, choć marzyli o pracy na luzie – w przysłowiowym dresie, na miękkiej kanapie i bez konieczności uciążliwych dojazdów, nie wierzyli, że taki scenariusz jest możliwy. Okazało się, że jest możliwy. Co więcej – daje wiele korzyści, a negatywny wpływ pracy zdalnej na efektywność zespołu nie jest tak duży jak się obawiano.

Praca hybrydowa - alternatywa do nowej rzeczywistości

Mimo to w większości przypadków całkowite przeniesienie aktywności pracowników do home office nie jest rozwiązaniem optymalnym. Nowe technologie co prawda pozwalają na sprawną pracę grupową również on-line, ale osobistych spotkań czy regularnych wizyt w biurze, wśród ludzi, nic nie jest w stanie zastąpić. Powstał więc model pracy hybrydowej, łączący komfort pracy w domu (albo w dowolnym miejscu na świecie) z efektywnością pracy wśród ludzi. W zależności od firmy ten podział albo jest narzucony i zakłada naprzemienne dni albo tygodnie pracy stacjonarnej dla poszczególnych grup pracowników (jest to też jeden ze sposobów na zmniejszenie ryzyka zakażenia wirusem) albo pozwala pracownikowi na dobrowolne kształtowanie proporcji między pracą zdalną i w biurze.

Realia a oczekiwania użytkowników biur

Bez wątpienia zmieniły się realia, a wraz z nimi zmieniły się oczekiwania użytkowników biur. Właśnie o tym dyskutowali jesienią uczestnicy konferencji Property Forum – eksperci z branży nieruchomości, zarządzający biurowcami, a także przedstawiciele branż zaangażowanych w tworzenie biur: architekci i producenci wyposażenia. Michał Balcerkiewicz, prezes Balma SA przypominał, że pandemia przyspieszyła ewolucję i uwidoczniła zjawiska obserwowane już wcześniej. Jego zdaniem, w rozmowie o biurze przyszłości należy skupić się na analizie rewolucyjnych zmian w kulturach organizacyjnych firm.

Uniwersalny model biura nie istnieje

Liczba mnoga nie pojawia się tutaj przypadkowo. Nie ma bowiem czegoś takiego jak jedna, uniwersalna „kultura organizacyjna”. Każde przedsiębiorstwo ma własną specyfikę, w różnym stopniu kształtuje atmosferę, w różny sposób pomaga w zachowaniu optymalnego work-life balance. Co za tym idzie, nie da się zaprojektować jednego, uniwersalnego modelu biura – podkreślali uczestniczący w dyskusji architekci. Zmienia się mentalność, do czego dokładają się realia post-pandemiczne. Jesteśmy niejako skazani na biuro hybrydowe, przy czym już sam przymiotnik „hybrydowy” sygnalizuje, że jednoznaczna definicja będzie tu szalenie trudna.

Praca zdalna daje poczucie komfortu

Współcześni pracownicy na pewno oczekują możliwości wykonywania części zadań zdalnie. To daje poczucie komfortu, ułatwia życie, zmniejsza uciążliwości związane z dojazdami, pozwala też na swobodny wybór miejsca pracy. Zmiana organizacji pracy w firmie tak, aby realizując tę potrzebę zachować efektywność biznesu, to duże wyzwanie dla kadry zarządzającej. Przy czym mówimy tu o biurze hybrydowym w rozumieniu organizacji pracy.

Małe mieszkania, a praca zdalna

A jak powinna wyglądać przestrzeń takiego hybrydowego biura?  Podczas konferencji Property Forum pojawił się interesujący wątek małych mieszkań. Wysokie ceny sprawiają, że powierzchnia nabywanych nieruchomości jest coraz mniejsza, co na pewno nie ułatwia pracy zdalnej. Millenialsi po prostu chcą wracać do biur, bo we własnych domach nie mają warunków, by komfortowo pracować. Drugi z argumentów to potrzeba „pracy z ludźmi”, ważna zarówno ze względu na zespołowy charakter części zadań, jak i na aspekt psychologiczny.

Biuro - miejsce spotkań i edukacji

Biuro musi więc zapewniać odpowiednią przestrzeń i warunki do pracy z innymi i wśród innych. Konkluzją wspomnianej dyskusji było stwierdzenie, że biuro właściwie już zmieniło swoją funkcję i z prostego zbioru stanowisk do pracy stało się agorą – punktem spotkań i edukacji.

Meble dopasowane do współczesnych realiów

W taką ideę doskonale wpisują się propozycje producentów mebli biurowych. Rozwiązania takie jak Balma PLUS dotąd sprzyjały urządzaniu „biur elastycznych”, a teraz świetnie sprawdzają się w biurach hybrydowych, płynnie zmieniających swój charakter, podatnych na chwilową adaptację, sprzyjających spotkaniom, a gdy jest to potrzebne – izolującym od rozpraszających czynników.

Zmieniły się nasze potrzeby, nasze podejście do miejsca w którym pracujemy, zmieniły się relacje między ludźmi, w wielu przypadkach zmienił się tryb naszej pracy. A to oznacza, że nasze biura (w rozumieniu organizacji) już się zmieniły. Już są hybrydowe.

Zmiana ich wyglądu to tylko kwestia czasu.