Od razu powiedzmy jasno – zarządzanie czasem to oczywiście skrót myślowy. Na czas nie mamy wpływu. Mamy jednak wpływ na to, w jaki sposób z tego czasu korzystamy. Dlatego powstał termin „zarządzanie sobą w czasie”. Sobą – czyli swoimi działaniami, planami, obowiązkami, ale i przyjemnościami, a nawet lenistwem.
Tak, lenistwem. Bo trenerzy produktywności (są tacy!) często powtarzają, że wcale nie chodzi o to, by zwiększać w nieskończoność wydajność pracy i nie o to, by tej pracy wykonywać jak najwięcej – dla pieniędzy czy uznania szefów. Nie chodzi o nakręcanie spirali samooczekiwań. Chodzi o optymalne wykorzystanie własnej energii i danie sobie miejsca na życie prywatne, hobby, czy właśnie lenistwo.
A już całkiem poważnie – kluczem w zarządzaniu sobą w czasie jest rozsądne planowanie. Bo wbrew temu, co sami często powtarzamy – narzekając na ciągły brak czasu, na zbyt krótką dobę, na nadmiar obowiązków pożerających cały czas itd. – czasu wcale nie jest za mało. Mamy po prostu problem z jego dobrym zagospodarowaniem.
I tu pojawia się magiczne słowo: planowanie. Planowanie, czyli układanie listy priorytetów i przyporządkowywanie poszczególnym pozycjom określonych jednostek czasu. Można oczekujące na wykonanie zadania zanotować po prostu na kartce, spisać w notesie, wprowadzić informacje do kalendarza w smartfonie albo użyć zaawansowanej aplikacji. Ale przecież z różnego rodzaju kalendarzy korzystają wszyscy – w takiej czy innej formie. W czym więc tkwi sekret?
Pobierz dzienny planer i jeszcze lepiej zarządzaj swoim czasem
Otóż chodzi o konsekwencję. O wypracowanie trwałego nawyku porządkowania obowiązków za pomocą kalendarza, co zwłaszcza w sytuacjach zawodowych jest nieodzowne. Większość z nas jest wzrokowcami i informacje zawarte w kalendarzu trafiają wprost do naszej podświadomości, porządkują myśli i kierują je w odpowiednie miejsce.
Kolejnym sekretem zarządzania jest elastyczność. Jak mówią specjaliści, dobry kalendarz powinien pozostawiać nam przestrzeń na niespodziewane problemy albo na miłe niespodzianki. Nie powinniśmy rozpisywać w nim każdej minuty. Musimy zarezerwować sobie margines na możliwe (i bardzo prawdopodobne) komplikacje, które mogą wydłużyć czas wykonywania zadania.
Działa to również w drugą stronę – kalendarz powinien być jak mapa, pomagająca w nawigacji, ale pozwalająca na bieżące korygowanie planów. Jeżeli czynność, na którą pierwotnie przeznaczyliśmy 30 minut, uda się wykonać w 15 minut – to doskonale. Nie trzeba jej na siłę przedłużać.
Istotna jest też sama metoda korzystania z kalendarza. Niestety, metody uniwersalnej nie ma i każdy będzie zarządzał sobą w czasie nieco inaczej. Swoją metodę musimy więc znaleźć, przyswoić sobie odpowiednie nawyki. Być może warto skorzystać z dobrego kursu, a może wystarczą małe kroki, czyli cierpliwe wdrażanie kolejnych małych zmian? Pamiętajmy, że wywołane nimi sukcesy potrafią być bardzo motywujące, nawet te najmniejsze…
Czy tworzyć oddzielne plany dla obowiązków służbowych i domowych? Raczej tak. W większości przypadków zadania służbowe i prywatne realizowane są w różnym otoczeniu, w innych grupach osób, krążą wokół innych tematów. I choć aktualnie spora część z nas wykonuje swoje zawodowe obowiązki zdalnie to lepiej nie mieszać ze sobą tych dwóch kalendarzy, bo skutkiem mieszania zwykle jest po prostu marnowanie czasu zamiast spodziewanych oszczędności.
Czyżby więc dojście do idealnego stanu pełnego „ogarnięcia się” z obowiązkami wymagało tylko kilku prostych czynności i odrobiny cierpliwości? Niestety nie.
Na drodze czeka nas sporo przeszkód. Wszelkie rozpraszacze – rozmowy telefoniczne, komunikacja na czatach i w komunikatorach, social media, gry czy zwykła kawa wcale nie są regenerującym oddechem w mozolnej pracy. Przeciwnie – rozbijają plan, uniemożliwiają zakończenie zadań w terminie, a w konsekwencji potęgują stres. W dodatku płynnie łączą się z kolejną zmorą, czyli prokrastynacją – odwlekaniem i uciekaniem od nudnych obowiązków do innych, miłych czynności. Powstaje prawdziwa mieszanka wybuchowa.
Jak sobie z tym poradzić? Najważniejsza jest świadomość zagrożenia i konsekwentne unikanie go. Jeżeli wierzymy w moc tych regenerujących przerw (na kawę czy krótką rozmowę), postarajmy się znaleźć dla nich miejsce. Ale - w naszym planie…
A co z niesympatycznymi niespodziankami?
Każdy z nas to zna – cały plan dnia sypie się, gdy nagle pojawia się jakieś niezwykle pilne zadanie, opatrzone znienawidzonym skrótem „ASAP”. Warto wtedy przypomnieć sobie, że skrót ten oznacza przecież „tak szybko, jak to tylko możliwe”. Czyli: sprawa jest do załatwienia wtedy, kiedy… będziemy mogli ją załatwić. A będziemy mogli, gdy zrealizujemy wcześniejsze punkty planu. To po prostu kwestia priorytetów. I naszej asertywności.
Ale to już temat na inny wpis…