Sterty dokumentów na biurku, ubrania na zmianę, ulubione kubki, pamiątki z wakacji — często w biurach dzieje się po prostu zbyt wiele. Nadmiar to niewątpliwie niechlubny znak naszych czasów. Dotyczy niemal wszystkich sfer naszego życia. Nadmiar rzeczy w miejscach pracy to zjawisko niemal powszechne, coś, z czym organizacje starają się żyć z lepszym lub gorszym rezultatem.
Bywa, że wizualny chaos w biurze traktowany jest jako przejaw kreatywności oraz element kultury organizacyjnej poszczególnych działów lub całej firmy. Jednak nawet w sytuacji, w której nadmiar rzeczy w miejscu pracy wpisuje się niejako w strategie całej Organizacji, wymaga funkcjonalnych narzędzi, które pozwolą na zarządzanie chaosem. W tym kontekście możemy mówić o zastosowaniu konkretnych narzędzi z zakresu zarządzania oraz o wprowadzeniu rozwiązań technicznych i architektonicznych jak, chociażby praktyczne meble do przechowywania.
Wybrane strategie radzenia sobie z nadmiarem
Współcześni managerowie stale szukają nowych sposobów na to, jak polepszyć funkcjonowanie w miejscu pracy. Biura pełne ludzi, przedmiotów i działań coraz częściej stanowią pole, na którym wdrażana jest koncepcja activity-based working, polityka czystego biurka czy też szerzej czystego stanowiska pracy, a także zasada współdzielenia biurek. Wymienione działania mają na celu zorganizować przestrzeń biurową w taki sposób, żeby stworzyć przyjazne, uporządkowane miejsce pracy. Takie, w którym w każdy pracownik realizować będzie swoje zawodowe aktywności komfortowo, równie w ujęciu indywidualnym oraz podczas pracy w grupie.
Activity-based working
Activity-based working to cały czas stosunkowo młoda koncepcja tworzenia nowoczesnych biur. Jej korzenie datuje się na początek lat dziewięćdziesiątych XX wieku.1 Wówczas to zaczęto mówić o nowych modelach przestrzeni biurowych, które będą uwzględniać wymiar autonomii oraz interakcji pracowników. Franklin Becker ujął to następująco: „Sposób, w jaki przestrzeń jest zaprojektowana i podzielona, nie może już dłużej polegać na założeniu, że pracownicy przychodzą rano do biura, idą bezpośrednio do swoich gabinetów i siedzą w nich przez większość dnia”2. Praca zespołowa, wymiana wiedzy, spotkania międzydziałowe, konsultacje ze współpracownikami czy po prostu potrzeba integracji pracowników — te wszystkie aktywności w ostatnich dziesięcioleciach zyskały na znaczeniu. Zauważyli to przedsiębiorcy, projektanci, managerowie oraz sami pracownicy.
Biura, zaczęto więc projektować, biorąc pod uwagę zmieniające się w ciągu dnia aktywności pracowników. W odpowiedzi na to powstają „wyspy” pracy indywidualnej, przestrzenie do współpracy, zamknięte budki, w których można przeprowadzić rozmowy telefoniczne w ciszy, przestrzenie bardziej formalne i te mniej — idealne do szybkiej burzy mózgów. Taki zadaniowy układ przestrzeni wspiera efektywność pracowników oraz porządkuje codzienną pracę w biurze. Niemniej do stworzenia tego typu miejsca pracy potrzebujemy odpowiednich rozwiązań architektonicznych oraz mebli, dzięki którym w praktyczny sposób zapanujemy nad chaosem, o czym przeczytasz w dalej części artykułu.
Polityka czystego biurka
Polityka czystego biurka czy też szerzej czystego miejsca pracy to narzędzie, które pomaga utrzymać porządek w biurze. Managerowie chętnie z niego korzystają, wdrażając je do swoich zespołów, ponieważ jest skuteczne i często nie wiąże się z dodatkowymi nakładami finansowymi. Założenie jest proste — pod koniec dnia wszystkie dokumenty i prywatne rzeczy pracowników powinny zostać schowane do szafek tak, żeby stanowisko pracy pozostało puste. Ta zasada bardzo często łączy się z koncepcją współdzielenia biurek, która zakłada, że stanowisko pracy w firmie nie jest przypisane do jednego, konkretnego pracownika, ale może być używane przez różne osoby.
Funkcjonalne meble biurowe odpowiedzią na potrzeby organizacji
Kiedy myślimy o tym, w jaki sposób poradzić sobie z nadmiarem rzeczy w biurze na pierwszy plan wysuwa się przechowywanie. Dotyczy to jednakowo biur urządzonych w starym stylu oraz tych nowych strefowych, często w typie otwartego planu zaprojektowanych właśnie w oparciu o koncepcję activity based-working. Na uwagę zasługuje system modułowych regałów Stepps, który oprócz podstawowej funkcji, jaką jest, przechowywanie pozwala, na wyznaczanie ciągów komunikacyjnych oraz odrębnych stref pracy, odpoczynku czy relaksu. Ten system to zdecydowanie więcej aniżeli metalowe regały. Jego nieograniczone możliwości wynikają z przemyślanej konstrukcji, która pozwala na tworzenie nowych wariacji niczym tworzenie z klocków lego. W ramach systemu możemy stworzyć wolnostojące regały, również te całkowicie mobilne, poręczne mini wózki na kółkach, regały wsparte na szafkach dolnych, drążek do odwieszania ubrań, kwietniki, lustro, praktyczne tablice, wieszaki i wiele innych. Tak naprawdę projektując biuro wyłączenie przy wykorzystaniu rozwiązań dostępnych w ramach kolekcji Stepps jesteśmy w stanie stworzyć uporządkowane, spójne stylistycznie, nowoczesne miejsce pracy, w którym wszystko ma swoje miejsce.
Regał Stepps wsparty na szafkach dolnych, design: Piotr Kuchciński
Rozwiązania do przechowywania rzeczy osobistych
Kiedy myślimy, o sprawnym zarządzaniu nadmiarem rzeczy w biurze nie sposób, pominąć problemu przechowywania rzeczy osobistych, takich jak elementy garderoby, odzieży na zmianę, ubrań na trening po pracy, kasków na rower czy hulajnogę, plecaków i wielu innych przedmiotów, które pracownicy przynoszą ze sobą do pracy. Dobrym pomysłem na rozwiązanie problemu przechowywania tego typu rzeczy jest wyposażenie biura w szafki typu lockers. Praktyczne meble L2 mogą być zamykane na zamek zwykły lub szyfrowany mechanicznie. Fani nowoczesnych technologii docenią możliwość otwierania szafek przy pomocy karty. Szafki pracownicze wyposażone w specjalny przepust doskonale sprawdzą się również w roli przekazywania korespondencji czy wymiany dokumentów między pracownikami.
Podręczne rozwiązania do przechowywania
Chcąc, zapewnić pracownikom dobrze zorganizowane miejsce pracy, warto pamiętać o takich elementach wyposażenia biura jak poręczne kontenery. Dzięki małym mobilnym organizerom z kolekcji K2 wszystkie niezbędne dokumenty są zawsze w zasięgu ręki. Uzupełniając, kontener w praktyczny piórnik, zyskujemy komfortowe miejsce do przechowywania artykułów biurowych. Pojedyncze stanowisko pracy wzbogacone o kontener podbiurkowy to obietnica czystego biurka.
Klasyczne opcje przechowywania
W ofercie Balmy znajdziemy również klasyczne, bardzo funkcjonalne szafy z kolekcji J_system, które z powodzeniem pozwolą na przemyślane przechowywanie niezbędnej dokumentacji, katalogów, materiałów papierniczych i innych rzeczy, do których pracownicy potrzebują mieć swobodny dostęp. Szafy można wyposażyć w praktyczne ramy kartotekowe, szuflady, półki wysuwane oraz metalowe półki, które umożliwiają wieszanie teczek. W ramach tego systemu znajdziemy nie tylko szafy aktowe i kartotekowe, ale również szafy ubraniowe, regały i niskie szafki, które wyposażone we fronty przesuwne lub żaluzjowe stanowią naprawdę łatwo dostępne miejsce do przechowywania.
Sposób na biuro pełne ładu i harmonii
Nadmiar w szerokim tego słowa znaczeniu dotyka niemal każdą współczesną organizację. Dotyczy to, przede wszystkim dużej ilości informacji do przetworzenia co z kolei, generuje potężne ilości dokumentów czy to w wersji cyfrowej, czy papierowej. Żeby zadbać o odpowiednią higienę środowiska pracy i nie utonąć w nadmiarze rzeczy, dokumentów oraz procesów warto wdrożyć proste, ale skuteczne rozwiązania, które pozwolą zapanować nad chaosem. Z poziomu zarządzania na uwagę zasługuje zorganizowanie przestrzeni pracy w oparciu o przytoczoną na początku artykułu koncepcję activity-based working oraz przestrzeganie polityki czystego miejsca pracy. Zaimplementowanie powyższych narzędzi w połączeniu z funkcjonalnymi meblami z oferty Balma z pewnością pozwoli na pełne wymiernych korzyści funkcjonowanie biura w oparciu o ład i harmonię.
1 Karolina J. Dudek, Koniec ery calvadosu Design i praca w późnej nowoczesności, Gdańsk 2019, Wydawnictwo Naukowe Katedra, s. 59
2 F. Becker, Offices at Work: Uncommon Workspace Strategies that Add Value and Improve Performance, San Francisco: Jossey-Bass Inc. A Wiley Imprint 2004, s. 55